UANDISHI WA RIPOTI NA KUMBUKUMBU ZA MKUTANO
UANDISHI WA RIPOTI NA KUMBUKUMBU ZA VIKAO
1.UANDISHI WA RIPOTI
Ripoti ni maelezo kuhusu mtu, kitu au jambo fulani lililotokea. Ni aina ya kumbukumbu ambazo huandikwa kwa ajili ya matumizi ya baadaye. Ripoti inaweza kuwa ya uchunguzi wa utafiti kuhusu jambo fulani, inaweza kuwa ya polisi,daktari au ya tume fulani.
Namna ya kuandika ripoti
Kabla ya kuandika ripoti lazima kuwe na ushahidi unaohusu suala au jambo linaloandikiwa ripoti hiyo. Kwa hiyo, ni lazima mtunzi afanye uchunguzi kwanza. Pia mtunzi anapaswa kufahamu kiwango cha elimu na uwanja wa mtu anayemwandikia ripoti hiyo. Kwa mfano kama ni polisi,daktari,mwanasheria,mfanyabiashara n.k Lugha atakayoitumia mwandishi au mtunzi izingatie muktadha wa matumizi. Lugha itegemee aina ya ripoti.
Hatua za uandishi wa ripoti
(a) Kichwa cha ripoti
Mtunzi aandike kichwa cha ripoti ambacho kinaonesha; kiini cha ripoti- ripoti inahusu nini,tarehe ya tukio au jambo linaloandikiwa ripoti na mahali palipotokea jambo hilo.
(b) Utangulizi wa ripoti
Katika hatua hii mtunzi hueleza kwa muhtasari madhumuni ya ripoti
(c) Kiini cha ripoti
Mtunzi aeleze mambo aliyoyaona,chanzo chake na madhara au faida yake
(d) Hitimisho
Katika kuhitimisha ripoti mtunzi aoneshe msimamo na mapendekezo yake. Baada ya hitimisho mtunzi aandike au aoneshe ripoti imeandikwa na nani,cheo chake (nafasi yake hasa katika ripoti hiyo) na tarehe ripoti hiyo ilipoandikwa.
Ufuatao ni mfano wa ripoti ya mkutano wa wanafunzi
Ripoti ya kikao cha wanafunzi wa kidato cha nne uliofanyika katika ukumbi wa shule mnamo tarehe 10/4/2016 kuhusu mahafali yao.
Mnamo tarehe 10/4/2016 saa 4:00 asubuhi, wanafunzi wa kidato cha nne walifanya mkutano kuhusu mahafali yao yatakayofanyika mwezi Septemba mwaka huu.
Mambo yaliyojadiliwa siku hiyo ni pamoja na:
(i) Kuwakaribisha wazazi wao
(ii) Kuandaa michezo mbalimbali: mpira wa miguu, mpira wa
kikapu, ngonjera, nyimbo, igizo, mashairi na muziki.
(iii) Kuandaa zawadi kwa ajili ya walimu wao wa madarasa, wa
masomo na Mkuu wa shule.
(iv) Kutoa mchango wa kununulia zawadi hizo.
Wanafunzi walitoa mapendekezo kadhaa ikiwa ni pamoja na kumwomba kiranja wao wa darasa awaeleze walimu kwamba siku hiyo wanafunzi wanaomba wasivae sare za shule na pia waruhusiwe kuwakaribisha wanafunzi wa shule nyingine kwa ajili ya kucheza nao dansi na wakati wa muziki pawekwe ulinzi mkali ili wasiingiliwe na watu wa nje.
Mwisho wanafunzi wote walikubaliana kuchanga Tshs. 2000/= kila mmoja ili kufanikisha shughuli hiyo.
Mkutano huo uliodumu kwa saa mbili ulifungwa saa 6:00 mchana na kiranja wa darasa.
Imetayarishwa na. Saini………………………..
Jina………………………...
Tarehe……………………… Cheo…………………….....
>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>
UANDISHI WA KUMBUKUMBU ZA VIKAO
Kumbukumbu za kikao ni muhtasari wa mambo yaliyojadiliwa na kukubaliwa katika kikao. Ni muhimu kuandika kumbukumbu za kikao ili kusaidia na kurahisisha utekelezaji wa mambo yaliyoamuliwa. Pia kumbukumbu za kikao hutumika kwa ajili ya marejeleo kwa vizazi vya baadaye.
Namna ya kuandika kumbukumbu za kikao
Katika kuandika kumbukumbu mwandishi hana budi kuzingatia mambo yafuatayo:
(a) Kichwa cha kumbukumbu
Kichwa cha kumbukumbu kioneshe kuwa kikao kinahusu nini,kilifanyikia wapi na tarehe gani.
(b) Mahudhurio
Mwandishi anapaswa kuandika orodha ya majina ya watu waliohudhuria kikao na wasiohudhuria. Kama kikao kinahudhuriwa kwa mara ya kwanza mahudhurio yatakuwa na majina ya waliohudhuria tu.
(c) Uteuzi wa viongozi
Iwapo kikao kinahudhuriwa kwa mara ya kwanza wajumbe hupaswa kuteua viongozi wa kikao hicho ambao ni Mwenyekiti na Katibu kabla ya kuanza kwa kikao. Kikao hakiwezi kuanza pasipo viongozi wa kusimamia mijadala yote katika kikao husika.
(d) Ufunguzi wa kikao
Baada ya kuteua viongozi, Mwenyekiti aliyeteuliwa hufungua kikao rasmi na kuanzisha mijadala ya kikao cha siku hiyo na siku zijazo hadi itakapokuwa vinginevyo
(e) Ajenda
Hapa huandikwa ajenda zilizojadiliwa kwenye kikao. Mambo yaliyojadiliwa katika kila ajenda yaandikwe kwa muhtasari. Kwa kila ajenda kauli ya kukubaliwa au kukataliwa itamkwe wazi.
(f ) Mengineyo
Hapa huandikwa ajenda ambazo hujitokeza katika kikao lakini hazikupitia kwa Mwenyekiti lakini zinastahili kujadiliwa kama ajenda.
(g) Yatokanayo
Hapa huandikwa mambo ambayo yamejitokeza katika kikao na hayana uhusiano na ajenda za kikao. Kwa mfano masuala mtambuko kama mjumbe kulipia gharama za kikao,taarifa ya dharura inayoweza kumfanya mjumbe aondoke kabla ya kikao kuahirishwa, n.k
(h) Kuahirisha kikao
Baada ya majadiliano ya ajenda, Mwenyekiti huahirisha kikao. Mwandishi wa kumbukumbu azingatie muda kikao kilipoahirishwa.
Baada ya kikao mwandishi apitie tena kumbukumbu hizo na aziandike vizuri na kuzihifadhi kwa ajili ya marejeleo ya kikao kijacho. Kumbukumbu hizo zitiwe saini na Mwenyekiti na Mwandishi (katibu) kisha wakati wa mkutano mwingine zisambazwe na kusomwa na wajumbe wa mkutano. Baadaye zithibitishwe na wajumbe na Mwenyekiti na atie saini ya kuthibitishwa huko.
Ufuatao ni mfano wa kumbukumbu za kikao kinachofanywa kwa mara ya kwanza:
Kumbukumbu za kikao cha wanafunzi wa kidato cha nne B kuhusu mahafali kilichofanyika tarehe 15/4/2016 katika ukumbi wa shule kuanzia saa 4:00 asubuhi hadi saa 6:00 mchana.
(a) Mahudhurio
Waliohudhuria ni: (orodhesha majina yao)
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Wasiohudhuria ni: (orodhesha majina yao)
-
-
-
-
-
-
-
-
-
(b) Ajenda
1.Kufungua kikao
2. Uteuzi wa kamati ya maandalizi ya mahafali
3. Mengineyo
4. Kufunga kikao
(c) Kufungua kikao
Kiranja wa darasa ambaye aliteuliwa kuwa Mwenyekiti wa kikao hicho alifungua kikao mnamo saa 4:00 asubuhi kwa kuwaeleza wajumbe madhumuni ya kikao hicho.
(d) Uchaguzi wa kamati
Wanafunzi wafuatao walichaguliwa ili wafanye mipango ya kuandaa na kusimamia sherehe ya mahafali yao. Wanafunzi hao ni;
- Mtungi
- Baraka
- Mujuni
- Byoma
- Shukuru
- Sikudhani
- Kachacha
- Stumai
- Tamasha
- Kaitaba
Wajumbe hao walikubaliana na uteuzi huo na wakaahidi kupeana majukumu.
(e) Mengineyo
Wajumbe walisisitiza kwamba kamati ifanye mipango kwa kuzingatia kwamba muda uliobaki ni mfupi. Walipendekeza kwamba kufanyike mkutano wa kuwapatia wajumbe taarifa kuhusu mgawanyo wa majukumu.
(f) Kuahirisha kikao
Mwenyekiti aliahirisha kikao kwa kuwaomba wajumbe wengine wawe na ushirikiano kwa wenzao katika kufanikisha mahafali hayo. Kikao liahirishwa saa 6:00 mchana.
Mwenyekiti…………………….Tarehe…………………………........ Katibu…………………………..Tarehe……………………………….
Ikiwa kikao kinafanyika kwa mara ya pili:
Kikao cha pili na kuendelea kitakuwa na muundo ufuatao:
1. Kichwa cha kikao
2. Mahudhurio
3. Kuthibitishwa taarifa za kikao kilichotangulia
4. Kufungua kikao
5. Ajenda
6. Mengineyo
7. Yatokanayo
8.Kuahirisha kikao
9. Majina & saini za viongozi
.........chanzo>>>>>>>>>>>>
